Поэтапное редактирование
- использовать документооборот для статических документов (физические файлы на сайте, меню, цепочка навигации, свойства папок и другие) и для информационных блоков (новости, статьи, пресс-релизы и т.п.);
- настроить неограниченное число этапов (статусов), по которым может пройти документ от момента создания до публикации на сайте;
- система предпросмотра документов перед публикацией;
- использовать визуальный HTML-редактор для работы с документами.
Совместная работа
- настроить систему оповещения ответственных сотрудников о переводе документов в статус, за который они отвечают, и о необходимости реакции на эти изменения;
- система блокирования документа одним пользователем во время редактирования, для исключения одновременной работы над документом несколькими сотрудниками;
Права доступа
- назначать права группам пользователей для тех, кто имеет право переводить документы в данный статус, и для тех, кто имеет право редактировать и сохранять документы в данном статусе;
- создавать различные последовательности движения документов для разных групп пользователей;
- устанавливать группу администраторов документооборота.
История изменений
- вести журнал всех изменений, выполняемых через модули управления структурой сайта и информационных блоков, даже без использования документооборота;
- вести историю изменений каждого документа на всех этапах документооборота от момента создания до публикации на сайте;
- хранить копию документа после каждого изменения статуса;
- использовать расширенные средства для поиска документов в истории, при движении документа по статусам и сотрудникам, сделавшим изменение, по документу, по дате изменения и по другим признакам.
Интересные варианты применения модуля
При использовании модуля документооборота с модулем информационных блоков можно организовать прием новостей, пресс-релизов, предложений о публикации ресурсов в каталоге от новых или зарегистрированных посетителей сайта. Для этого группе пользователей Anonymous дается право редактировать пресс-релиз в состоянии «Черновик» и помещать его на статус «Готово к публикации». Редактор сайта получит сообщение по почте о появлении нового пресс-релиза, сможет просмотреть текст и либо принять пресс-релиз к публикации в инфоблоке, либо отклонить его в состояние «Черновик» с указанием причины отказа.